Noul Cod Fiscal reglementeaza si tot ce tine de facturare. Sunt considerate facturi acele documente sau mesaje, pe suport hartie sau in format electronic, care indeplinesc conditiile stabilite de actul normativ citat si care cuprind, in mod obligatoriu, urmatoarele informatii:
– numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
– data emiterii facturii;
– data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
– denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
– denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal;
– denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
– denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;
– denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi;
– baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
– indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;
– in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea „autofactura”;
– in cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea „taxare inversa”;
– in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea „regimul marjei – agentii de turism”;
– daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile „regimul marjei – bunuri second-hand”, „regimul marjei – opere de arta” sau „regimul marjei – obiecte de colectie si antichitati”, dupa caz;
– in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea „TVA la incasare”;
– o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.
Potrivit Codului Fiscal, orice persoana inregistrata in scopuri de TVA, care efectueaza o livrare sau o prestare de servicii pentru care se deduce TVA, trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.
De asemenea, persoana impozabila este obligata sa emita o factura catre fiecare beneficiar si pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile.
Daca beneficiarul nu este stabilit in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal, factura trebuie sa mai conțina, pe langa numele beneficiarului, si datele de identificare ale reprezentantului fiscal (numele, adresa si codul de inregistrare fiscala).
Normele metologice de aplicare a Codului Fiscal precizeaza ca, in cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activitații economice in Romania, care au sedii secundare fara personalitate juridica pe teritoriul Romaniei, pe facturile emise se va inscrie adresa sediului activitatii economice a persoanei juridice si, optional, se poate inscrie si adresa sediului secundar prin care au fost livrate bunurile si/sau au fost prestate serviciile.
In cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activitatii economice in afara Romaniei, care au sedii fixe pe teritoriul Romaniei, pe facturile emise se va inscrie adresa sediului fix din Romania care a realizat livrarea de bunuri si/sau prestarea de servicii.
Legea societatilor nr. 31/1990 stabileste ca pe orice factura intocmita de o societate trebuie sa se mentioneze si denumirea, forma juridica, sediul social, numarul din registrul comertului si codul unic de inregistrare. In cazul societatilor cu raspundere limitata, facturile vor contine si capitalul social, iar pe facturile emise de societatile pe actiuni trebuie mentionate capitalul social subscris, dar si cel varsat.
De asemenea, daca facturile sunt emise de o sucursala, acestea trebuie sa mentioneze si oficiul registrului comertului la care a fost inregistrata sucursala si numarul ei de inregistrare.
Legislatia actuala stabileste ca facturile pot fi intocmite in orice limba oficiala a statelor membre UE, insa la solicitarea organelor de inspectie fiscala trebuie asigurata traducerea in limba romana.
Stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.
Factura in format electronic
Pe langa emiterea facturilor pe suport hartie, persoanele impozabile au posibilitatea sa opteze pentru emiterea acestora in format electronic, cu conditia indeplinirii unui cumul de trei conditii.
Mai exact, legislatia fiscala stabileste ca facturile electronice au trei elemente specifice, dupa cum urmeaza:
– autenticitatea originii – respectiv identitatea furnizorului sau a emitentului facturii;
– integritatea continutului – respectiv faptul ca elementele obligatorii din continutul facturii nu au suferit modificari din momentul in care factura a plecat de la furnizor si pana la expirarea celor zece ani in care trebuie pastrata factura;
– lizibilitatea facturii – respectiv formatul facturii asigura citirea acesteia de catre om; astfel, in cazul in care avem o factura criptata, exista si o cheie de decriptare pe toata perioada in care trebuie pastrata factura.
De altfel, elementele prezentate anterior, fie ca vorbim despre factura pe suport hartie sau in format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare a facturii.
Conform dispozitiilor din Codul fiscal, asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii electronice reprezinta o obligatie atat a furnizorului/prestatorului, cat si a beneficiarului/persoanei impozabile. Aceste elemente pot fi asigurate de urmatoarele tehnologii:
– o semnatura avansata electronica;
– un schimb electronic de date.
Totodata, autenticitatea originii si integritatea continutului pot fi garantate si prin controale de gestiune care stabilesc piste fiabile de audit intre factura si livrare/prestare.
In legislatia in vigoare se mentioneaza ca prin control de gestiune se intelege procesul prin care o persoana impozabila garanteaza in mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea continutului facturii si lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii pana la sfarsitul perioadei de stocare.
Totodata, pista fiabila de audit trebuie sa ofere o legatura verificabila intre factura si livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.
Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptarii de catre destinatar, prin urmare, daca acesta din urma nu accepta primirea unei facturi pe suport electronic emitentul trebuie sa transmita facturi in format conventional, dupa cum specialistii contactati de redactia noastra au explicat in acest articol. De asemenea, facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie.
Elementele cheie ale facturii electronice, asigurate printr-o procedura interna a emitentului
Asigurarea autenticitatii originii si a integritatii continutului unei facturi electronice emitentul poate folosi o semnatura electronica sau poate sa utilizeze o procedura interna.
Pentru ca o factura sa fie considerata electronica, firma emitenta trebuie sa utilizeze un canal securizat de transmitere a acesteia.
Conform specialistilor, avantajele facturii electronice sunt eliminarea etapelor consumatoare de timp si de bani si transferul facturii de la emitent la destinatar pe un canal securizat.
Factura electronica vs. factura emisa prin mijloace electronice
Conform prevederilor legislative, pentru ca o factura sa fie considerata factura electronica, aceasta trebuie sa fie emisa si primita in format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind optiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip „xml”, „pdf”.
„Facturile emise in format electronic, trimise si primite pe suport hartie NU sunt considerate facturi electronice. Astfel, o factura emisa in Word, Excel ori intr-un program integrat, de exemplu SAP sau Oracle, tiparita din sistem si trimisa in format fizic NU va fi o factura electronica”, a explicat specialistul Anca Grigore pentru Avocat net.ro.
Daca autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii nu pot fi garantate si mai mult, simpla conversie a unui document Word in Pdf nu va asigura nici autenticitatea, nici integritatea, atunci factura respectiva NU se va incadra in categoria facturilor electronice.
„Tehnologiile mentionate de Codul fiscal, precum si de Normele metodologice, respectiv semnatura electronica avansata si schimbul electronic de date, desi sunt prezentate aparent doar cu titlu de exemplu, sunt in general singurele care pot asigura elementele prevazute de legislatia fiscala pentru factura electronica. Si trebuie sa avem in vedere ca aceste elemente despre care vorbim, autenticitate, integritate, lizibilitate trebuie probate intr-o perioada extinsa de timp, respectiv aproximativ zece ani, cat trebuie pastrate facturile”, a subliniat aceeasi sursa.
Specialistul a adaugat ca simpla trimitere a unei facturi pe e-mail, NU face din respectiva factura in mod automat o factura electronica.
Cum se numeroteaza facturile
Indicatiile privind numerotarea facturilor si a celorlalte documente financiar-contabile sunt cuprinse in prezent in Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, act normativ publicat in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 910 din 9 decembrie 2015 si ale carui prevederi au intrat in vigoare in prima zi a lui 2016.
Concret, potrivit documentului, persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii intr-o societate trebuie sa desemneze, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe (daca este cazul), care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de respectiva societate.
Factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar ce trebuie sa fie secvential, stabilit de societate, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de facturi emis. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale.
Persoanele juridice emit proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii pentru documentele financiar-contabile, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.
Cand nu esti obligat sa emiti factura
Potrivit reglementarilor din Codul fiscal, o persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii, pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:
– livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale;
– livrarile de bunuri si prestarile de servicii, furnizate catre beneficiari persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului. Ca exemple de asemenea activitati, Codul fiscal nominalizeza:
– transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor;
– accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri, expozitii.
– livrarile de bunuri si prestarile de servicii, furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt:
livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate;
– servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite.
Chiar daca emiterea facturilor nu este obligatorie pentru situatiile descrise, acestea trebuie totusi emise, daca beneficiarul le solicita.
Codul fiscal precizeaza la art. 319 alin. (10) ca furnizorii/prestatorii vor fi nevoiti sa intocmeasca anumite documente in vederea determinarii corecte a bazei de impozitare si a taxei colectate pentru astfel de operatiuni, mai subliniaza AvocatNet.ro.
Normele de aplicare a Codului fiscal, publicate recent in Monitorul Oficial, prevad ca, in cazul operatiunilor realizate catre persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului, furnizorii/prestatorii pot intocmi facturi simplificate, care contin cel putin urmatoarele informatii:
– data emiterii;
identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
– identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia;
– in cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura, o referire specifica si clara la factura initiala si la detaliile specifice care se modifica.
Normele de aplicare a Codului fiscal mai reglementeaza si un alt document ce poate fi intocmit in loc de facturile simplificate in cazul operatiunilor realizate catre persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului. Mai exact, este vorba despre un document centralizator pentru fiecare perioada fiscala care sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:
– un numar de ordine;
data la care a intervenit exigibilitatea taxei pentru livrarea de bunuri si/sau prestarea de servicii;
– denumirea bunurilor livrate si/sau a serviciilor prestate;
cantitatea bunurilor livrate;
– baza de impozitare a livrarilor de bunurilor/prestarilor de servicii ori, dupa caz, avansurile incasate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
– indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei
– valoarea totala a bazei de impozitare si a taxei colectate.
