Orice angajator din Romania este obligat de legislatia in vigoare sa infiinteze și sa transmita la inspectoratul teritorial de munca (ITM) un registru general de evidenta a salariatilor. Obligatorie este si prezentarea acestuia inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
In caz contrar, amenzile pot ajunge la 8.000 de lei. Transmiterea registrului se face, in prezent, in trei moduri.
I. Prima modalitate de depunere a ReviSal este transmiterea online, care se poate face prin accesarea portalului Inspectiei Muncii, la adresa https://reges.inspectiamuncii.ro/.
Depunerea online pe portal poate avea loc numai dupa ce angajatorul solicita si obtine de la ITM-ul in a carui raza teritoriala isi are sediul sau domiciliul numele de utilizator si o parola, precum si dupa activarea accesului la portalul Inspectiei Muncii.
Pentru eliberarea utilizatorului si parolei pentru depunerea online a ReviSal sunt necesare urmatoarele acte:
– Solicitarea scrisa pentru eliberarea parolei;
– Imputernicire semnata si stampilata de angajator, daca persoana care solicita obtinerea parolei este alta decat reprezentantul legal al angajatorului;
– Copia certificatului de inmatriculare al angajatorului;
– Copia actului de identitate al persoanei imputernicite.
In situatia in care angajatorul externalizeaza serviciul de completare si depunere a registrului catre o companie specializata, printre actele necesare la ITM se numara si:
– Denumirea prestatorului de servicii;
– Codul unic de identificare al prestatorului de servicii;
– Data de la care s-a contractat serviciul pentru completarea si depunerea ReviSal.
II. Registrul poate fi transmis la inspectoratul teritorial de munca in format electronic prin e-mail, pe baza de semnatura electronica.
Registrul general de evidenta a salariatilor poate fi depus prin e-mail la „adresa de e-mail pusa la dispozitie de Inspectia Muncii”, se arata in Ordinul MMFPS nr. 1918/2011. Aceasta facilitate este disponibila in cazul angajatorilor care detin semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, obtinut de la un furnizor de certificare in conditiile Legii nr. 455/2001.
Registrul de evidenta a salariatilor se poate trimite prin e-mail la adresa suportregistru@inspectiamuncii.ro, dupa ce a fost semnat cu semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat digital calificat, a explicat pentru AvocatNet.ro Olimpia Plugaru, de la serviciul de IT din cadrul Inspectiei Muncii.
III. Angajatorii pot sa depuna ReviSal si prin depunerea la sediul inspectatorului teritorial de munca in format electronic, insotit de o adresa de inaintare semnata de angajator.
Depunerea direct la sediul ITM este cea de-a treia varianta posibila pentru indeplinirea obligatiei de a transmite registrul. In acest sens, este important de stiut ca depunerea registrului la sediul inspectoratului teritorial de munca se face pe suport CD, discheta 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sistem de fisiere FAT/FAT32.
Registrul, alaturi de o adresa de inaintare semnata si stampilata de catre reprezentantul legal, trebuie depus, dupa caz, la:
– Sediul ITM in a carui raza teritoriala persoanele fizice sau juridice isi au domiciliul, respectiv sediul;
– Sediul ITM in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea unitatile fara personalitate juridica.
Pentru prima depunere la sediul ITM a registrului, este obligatoriu ca adresa de inaintare sa fie insotita de o copie a certificatului de inmatriculare la Registrul Comertului, o copie a certificatului de inregistrare fiscala si de o copie a actului de identitate – in cazul angajatorului persoana fizica.
In ceea ce priveste unitatile fara personalitate juridica, adresa de inaintare trebuie sa fie insotita de urmatoarele documente:
– Delegarea de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de contracte individuale de munca;
– Delegarea de competenta pentru infiintarea si completarea ReviSal in format electronic;
– Certificatul de inmatriculare al angajatorului;
– Certificatul fiscal al unitatii fara personlitate juridica.
Cu ce amenzi sunt sanctionate contraventiile?
Situatiile considerate contraventii potrivit HG nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor stabileste 10 situatii considerate contraventii, dupa cum urmeaza:
a) netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de munca prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a)-g), cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza.
Concret, potrivit art. 3 alin (2) din HG nr. 500/2011, registrul trebuie sa fie completat in ordinea angajarii si trebuie sa cuprinda mai multe elemente:
– elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetatenia şi tara de provenienta – Uniunea Europeana – UE, non-UE, Spatiul Economic European – SEE;
– data angajarii;
– perioada detaşarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea;
– functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
– tipul contractului individual de munca;
– durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia;
salariul de baza lunar brut si sporurile, astfel cum sunt prevazute in – contractul individual de munca;
– perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale;
– data incetarii contractului individual de munca.
In caz contrar, contraventia este sanctionata cu o amenda de 10.000 lei pentru fiecare persoana primita la munca fara transmiterea la ITM a registrului completat cu toate elementele contractului individual de munca, fara ca amenda totala cumulata sa depaseasca suma de 50.000 lei.
b) refuzul de a pune la dispozitie inspectorului de munca registrul in format electronic, precum si dosarul personal al salariatilor – amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei;
c) necompletarea elementelor contractului individual de munca conform art. 3, respectiv netransmiterea registrului in termenele prevazute la art. 4;
HG nr. 500/2011 stabileste la art. 4 alin (1) anumite reguli in ceea ce priveste completarea, inregistrarea elementelor obligatorii, respectiv transmiterea registrului, dupa cum urmeaza:
– la angajarea fiecarui salariat, elementele obligatorii se inregistreaza cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza;
– perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale se inregistreaza in registru in termen de maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii;
– data incetarii contractului individual de munca se inregistreaza in registru la data incetarii contractului individual de munca/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat, in conditiile legii, incetarea contractului individual de munca;
– pentru salariatii detasati, angajatorul de baza completeaza perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea, anterior inceperii detasarii.
In acest caz, amenda este de la 5.000 lei la 8.000 lei.
Reglementarile in vigoare stabilesc ca orice modificare a datelor mentionate mai sus se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara termenului de 20 de zile lucratoare prevazut la art. 17 alin (5) din Legea nr. 53/2003 (Codul muncii). Pe de alta parte, atunci cand modificarile au loc ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act normativ, inregistrarea in registru se face in ziua in care angajatorul se prezuma, conform legii, ca a luat cunostinta de continutul acestora.
Orice corectie a erorilor aparute in completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea.
d) completarea registrului de catre alte persoane decat cele prevazute la art. 2 alin. (5) sau alin. (6) – amenda de la 3.500 lei la 5.000 lei;
Conform art. 2 alin (5) din HG nr. 500/2011, doar una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator pot completa si transmite registrul.
Angajatorul poate contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la ITM.
e) completarea registrului cu date eronate sau incomplete – amenda de la 3.500 lei la 5.000 lei;
f) alterarea sau stergerea datelor din registru, precum si interventia neautorizata asupra aplicatiei informatice a registrului – amenda de la 3.500 lei la 5.000 lei;
g) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale de munca cu privire la prestatorii de servicii – amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei;
Angajatorul este obligat sa informeze, in scris, inspectoratul teritorial de munca despre incheierea contractului de prestari servicii. Aceasta informare trebuie sa fie efectuata in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului.
h) refuzul angajatorului de a elibera copii dupa documentele prevazute la art. 8 alin. (3), solicitate de catre salariat – amenda de la 300 lei la 1.000 lei;
Angajatorul este obligat sa ii elibere salariatului, la solicitarea scrisa a acestuia, copii ale documentelor existente in dosarul personal, copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii.
i) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7) – amenda de la 3.500 lei la 5.000 lei;
Prestatorii inregistrati la ITM mentionati mai sus nu au voie sa subcontracteze, la randul lor, serviciile de completare si transmitere a registrului incredintate de angajator.
j) nerespectarea prevederilor art. 7 din HG nr. 500/2011 – amenda de la 300 lei la 1.000 lei.
Mai precis, reglementarile in vigoare stabilesc ca registrul se pastreaza in forma electronica la sediul angajatorului si, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei, reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitte juridica, care au delegata competenta infiintarii registrului.
Nota: Inspectorii de munca sunt cei care constata contraventiile si aplica sanctiunile corespunzatoare.
Aplicatia ReviSal nu a fost actualizata de cinci ani
Registrul de evidenta a salariatilor (ReviSal) nu a mai fost actualizat de cinci ani, astfel ca, in prezent, angajatorii nu pot sa puna in aplicare modificarile facute recent in legislatie, cum ar fi modificarile aduse in cazul Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR), despre care AvocatNet.ro a scris pe larg AICI.
Actualizarea aplicatiei ReviSal revine Inspectiei Muncii, insa, asa cum reiese din informatiile de pe site-ul acesteia, cea mai recenta versiune a fost publicata in decembrie 2011. Conform unui punct de vedere al institutiei, care a fost trimis de curand la solicitarea redactiei noastre, trecerea la o noua versiune ReviSal este inca in curs de desfasurare.
„O noua versiune a aplicatiei REVISAL – aplicatie informatica gratuita pusa la dispozitia angajatorilor de catre Inspectia Muncii, in vederea gestionarii Registrului General de Evidenta al Salariatilor (denumit in continuare registru) este in prezent in lucru, urmand ca pe site-ul www.inspectiamuncii.ro, sa fie publicate informatiile necesare angajatorilor: kitul de instalare a aplicatiei, precum si specificatiile tehnice aferente sistemului registru, pentru angajatorii care utilizeaza aplicatii proprii de gestiune a salariatilor, altele decat aplicatia REVISAL.”, au precizat, pentru AvocatNet.ro, reprezentantii Inspectiei Muncii.
Astfel, angajatorii nu pot opera nicio modificare dintre cele introduse in ultimii ani pana la actualizarea softului.
sursa: avocatnet.ro
